DOKUMEN PERNIAGAAN SEBAGAI SUMBER REKOD PERAKAUNAN

Fungsi Dokumen Perniagaan

1. sebagai sumber maklumat perakaunan
2. memberi maklumat tentang sesuatu urus niaga
3. dijadikan bukti bagi sesuatu urus niaga
4. mengingatkan peniaga tentang hutang dalam urus niaga
5. sebagai rujukan pada masa hadapan

Terbahagi kepada dua jenis iaitu;

1. Dokumen untuk rujukan – tidak perlu dicatat dalam buku perakaunan.

a. Surat tanya
b. Sebut harga
c. Katalog
d. Nota pesanan / Pesanan belian
e. Nota serahan
f. Penyata akaun

2. Dokumen sebagai sumber maklumat – perlu dicatat dalam buku perakaunan.

a. Invois
b. Nota kredit
c. Nota debit
d. Resit
e. Cek atau keratan cek
f. Baucar
g. Bil tunai
h. Makluman debit
i. Makluman kredit
j. Memo
k. Borang wang masuk

Dokumen Perniagaan dan fungsinya

Jenis Dokumen	Urus niaga
Surat tanya	Dihantar oleh pembeli kepada penjual untuk mendapatkan maklumat barang-barang yang hendak dibeli. Maklumat yang diperlukan; harga barang, cara pembekalan, diskaun dan cara pembayaran.
Sebut Harga	Dihantar oleh penjual kepada pembeli sebagai jawapan kepada surat tanya. Maklumat yang diberi; harga barang yang hendak dibeli, syarat penghantaran dan pembayaran.
Katalog	Penjual hantar bersama dengan sebut harga. Senarai harga bagi semua barang yang dibekalkan oleh penjual.
Nota pesanan atau Pesanan belian	Dihantar oleh pembeli kepada penjual yang mengandungi maklumat tentang barang yang hendak dibeli. Maklumat yang perlu ada; jenis barang, jenama, kuantiti, harga, syarat serahan, syarat pembayaran dan kadar diskaun.
Nota serahan	Dihantar oleh penjual kepada pembeli bersama-sama dengan barang. Membolehkan pembeli menyemak barang-barang yang dihantar dan sebagai perakuan bahawa barang-barang telah dihantar dengan selamat. Jenis barang dan kuantiti sahaja disenaraikan. Harga barang tidak dinyatakan.
Penyata Akaun	Dihantar oleh penjual kepada pembeli. Nota makluman dan peringatan kepada penghutang yang dihantar setiap akhir bulan. Maklumat terdiri daripada baki hutang pada awal bulan, jumlah jualan, pulangan, bayaran dan baki hutang akhir bulan yang perlu dijelaskan.
Invois	Dihantar oleh penjual kepada pembeli apabila penjual membenarkan pembeli membeli barang niaga atau aset secara kredit. Maklumat yang ada; nama dan alamat pembeli dan penjual, tarikh urus niaga, nombor invois, kuantiti dan harga, jumlah belian, syarat serahan dan bayaran dan K. & K. di K. Disediakan dalam tiga salinan. Salinan asal dihantar kepada pembeli dan salinan pendua disimpan oleh penjual
Nota Kredit	Dihantar oleh penjual kepada pembeli untuk memberitahu pembeli bahawa hutangnya akan dikurangkan (akaun dikreditkan) dihantar disebabkan oleh; terdapat pulangan barang yang rosak, salah jenama atau tidak berkualiti. bayaran yang dikenakan terlebih daripada harga sepatutnya. terdapat pulangan bekas kosong yang telah dikenakan bayaran dalam invois. jumlah hutang terlebih kerana salah pengiraan. pembeli diberi elaun atau komisen.
Nota Debit (Invois tambahan)	Dihantar oleh penjual kepada pembeli apabila bayaran yang dikenakan dalam invois terkurang. Akaun pembeli akan didebitkan untuk menambahkan harga pada invois (hutang bertambah). Digunakan apabila; Ada ketinggalan catatan dalam invois (kos angkutan) Bayaran yang dikenakan terkurang Faedah dikenakan ke atas bayaran lewat oleh pembeli Jumlah hutang terkurang (kesilapan pengiraan) Bayaran tambahan (pertukaran barang)
Resit	Dikeluarkan oleh penjual apabila menerima bayaran daripada pembeli. Bukti penerimaan dan pembayaran yang telah dibuat.
Cek atau keratan cek	Cek digunakan untuk membuat pembayaran. Keratan cek digunakan sebagai rujukan dan sumber rekod.
Baucar	Dokumen dalaman yang disediakan oleh peniaga untuk merekodkan segala jenis pembayaran. Bukti pembayran telah dibuat.
Bil Tunai / Slip Daftar Tunai	Dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli bagi pembayaran untuk belian barang niaga dengan wang tunai atau cek. Bukti bagi aset yang dibeli secara tunai atau perkhidmatan yang dibuat secara tunai.
Makluman Debit	Satu penyata yang dikeluarkan oleh pihak bank. Memaklumkan akaun pemilik telah didebitkan (dikurangkan) dengan satu jumlah tertentu berserta dengan sebab.
Makluman Kredit	Satu penyata yang dikeluarkan oleh pihak bank. Memaklumkan akaun pemilik telah dikreditkan (ditambahkan) dengan satu jumlah tertentu berserta dengan sebab.
Memo	Digunakan untuk merekod pengeluaran barang niaga atau wang untuk kegunaan peribadi atau kegunaan perniagaan atau memasukkan modal tambahan dalam perniagaan.
Borang Wang Masuk / Slip Bank	Borang yang dikeluarkan oleh bank untuk merekod urus niaga menyimpan atau mengeluarkan wang oleh pelanggan.

DISKAUN NIAGA

- Potongan harga ke atas harga senarai atau harga katalog.

- Diberi oleh penjual kepada pembeli dalam bentuk peratus.

- Untuk menggalakkan pembeli membeli dengan banyak. (belian secara pukal)

- Diskaun Niaga = Harga Senarai X Kadar Diskaun